Microsoft Office 2007 क्या है एवं कैसे काम करता है? : पूरी जानकारी

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 : एक परिचय

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007), अपने पूर्ववर्ती संस्करणों से बहुत भिन्न है और इसमें अनेक नए फीचर्स (Features) सम्मिलित किए गए हैं। इन फीचर्स में सर्वाधिक उल्लेखनीय फीवर है इसका नया ग्राफिकल यूजर इन्टरफेस (Graphical User Interface), जिसे फ्ल्यूएन्ट यूजर इन्टरफेस (Fluent User Interface) कहा जाता है। ऑफिस 2007 (Office -2007) के इन्टरफेस (Interface) को पुनः डिजाइन किया गया है। इस नए फीचर (Feature) ने ऑफिस के प्रारम्भिक संस्करण मे प्रयोग की जाने वाली मेन्यूज और टूलबार्स के रूप को ही परिवर्तित कर दिया है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007) में नए एप्लीकेशन्स और सर्वर साइड टूल्स को जोड़ा गया है। इनमें से प्रमुख है-(Groove), जिसका विकास मूल रूप से ग्रुप नेटवर्क्स (Groove Networks) ने किया था और इसे माइक्रोसॉफ्ट ने सन् 2005 में Acquire कर लिया था। ग्रूव (Groove) छोटे व्यवसायों के लिए कोलेबोरेशन (Collaboration) और कम्यूनिकेशन (Communication) साइट (Site) है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007) में शेवर प्वॉइन्ट सर्वर 2007 (Share Point Server 2007),

को भी जोड़ा गया है। यह ऑफिस एप्लीकेशन्स के लिए सर्वर प्लेटफॉर्म, जो कि Excel Services को सपोर्ट करता है, के लिए

मुख्य संशोधन है। शेयर प्वाइन्ट सर्वर 2007, एक्सल वर्कबुक्स, जो कि विभिन्न मशीन्स के मध्य वास्तविक समय में शेयर्ड हैं

और एक वेब पेज के माध्यम से देखने और सम्पादित करने योग्य है, को सपोर्ट करने के लिए क्लाइन्ट-सर्वर आर्किटेक्चर (Client Server Architecture) है।

माइक्रोसॉफ्ट फ्रन्टपेज (Microsoft FrontPage) को वर्तमान ऑफिस से पूर्णतः हटा दिया गया है। इसके स्थान पर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007 में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस शेयर प्वाइन्ट डिज़ाइनर (Microsoft Office SharePoint Designer) को जोड़ा गया है। इसका मुख्य लक्ष्य शेवर प्वॉइन्ट पोर्टन्स (SharePoint Portals) को विकसित करने की ओर है। इसकी डिज़ाइनर विशेषता सामान्य वेब डिजाइनिंग के लिए उपयोगी है। ऑफिस पैकेज के किसी एप्लीकेशन को खोलने के लिए विन्डोज़ डेस्कटॉप पर स्थित उस एप्लीकेशन, जैसे-वर्ड (Word), ऐक्सल (Excel), पॉवरप्वॉइन्ट (PowerPoint) आदि के आइकन पर डबल क्लिक करना होता है अथवा मॉनीटर स्क्रीन के निचले बाएं कोने पर स्थित Start बटन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले मेन्यू में से All Programs पर माउस प्वॉइन्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले मन्यू में से Microsoft Office पर माउस प्वॉइन्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले मेन्यू में से वांछित एप्लीकेशन पर क्लिक करना होता है।

ऑफिस 2007 में नया क्या है ? (What is New in Office 2007?)

(1) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007) में यूज़र इन्टरफेस की उल्लेखनीय रूप से पुनर्रचना की गई है। फाइल (File) मेन्यू को माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन (Microsoft Office Button) से प्रतिस्थापित (Replace) किया गया है। जब इस बटन पर क्लिक किया जाता है, तो प्रदर्शित होने वाली कमांड्स जैसे- Open, Save, Print आदि, सामान्यतः वे कमाण्ड्स ही होती हैं, जो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के पूर्ववर्ती संस्करणों के File मेन्यू पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होती थीं। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 में यहां पर कुछ अन्य कमांड्स भी उपलब्ध होती हैं, जैसे-Prepare और Publish, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन (Microsoft Office Button) पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली सूची में प्रोग्राम का Options बटन भी स्थित होता है। यह कमाण्ड माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के पूर्ववर्ती संस्करणों में Tools और Options के अन्तर्गत स्थित होता था।

(2) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007) में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन (Microsoft Office Button) के साथ ही क्विक एक्सस टूलबार (Quick Access Toolbar) दी होती है। इस टूलवार पर मूलतः तीन कमांड्स Save, Undo और Repeat / Redo दी होती है अर्थात् इस टूलबार पर बहुतायत में प्रयोग होने वाली (Quick Access Toolbar) पर स्थित करना है तो इस लिस्ट में से More Commands ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है।

(3) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007) के अधिकांश प्रोग्राम्स में मेन्यूज और टूलबार्स को रिबन (Ribbon)) से प्रतिस्थापित (Replace) किया गया है। रिबन (Ribbon) को इस प्रकार डिज़ाइन किया गया है कि किसी टास्क को पूरा करने के लिए सम्भावित कमाण्ड्स तक यूजर सरलता से पहुंच सके। इन कमाण्ड्स को लोजिकल ग्रुप्स (Logical Groups) में व्यवस्थित किया गया है और इन ग्रुप्स को टैब्स (Tabs) के अन्तर्गत रखा गया है। प्रत्येक टैब (Tab) एक प्रकार की गतिविधि (Activity) से सम्बन्धित होता है। अव्यवस्था को कम करने के लिए कुछ टैब्स (Tabs) केवल तभी प्रदर्शित होते हैं, जब उनकी आवश्यकता होती है।

(4) रिबन पर मूलतः निम्नलिखित तीन कॉम्पोनेंट्स (Components) स्थित होते हैं-

(a) Tabs-- ये रिबन (Ribbon) पर ऊपर की ओर स्थित होते हैं। इनमें से प्रत्येक उन टास्क्स (Tasks) का प्रतिनिधित्व करता है, जो कि हमारे द्वारा इस प्रोग्राम में किए जा रहे हैं अथवा किए जा सकते हैं।

(b) Groups-- -ये सम्बन्धित कमाण्ड्स का प्रदर्शित होते हैं। इनमें किसी एक प्रकार के टास्क (Task) से सम्बन्धित सभी सम्भावित कमाण्ड्स को एक साथ रखा गया है और इस टास्क को करते समय यह स्वतः ही प्रदर्शित होता है। किसी-किसी ग्रुप के निचले दाएं कोने पर एक ऐरो, जिसे डॉयलॉग बॉक्स लॉन्चर (Dialog Box Launcher) कहा जाता है, स्थित होता है, जिस पर क्लिक करने पर इस ग्रुप से सम्बन्धित डायलॉग बॉक्स (Dialog Box) अथवा पेन (Pane) का प्रदर्शन होता है, जिससे हम इस टास्क से सम्बन्धित अतिरिक्त कमाण्ड्स का भी प्रयोग कर सकते हैं।

(c) Commands-- कमाण्ड्स को ग्रुप्स में व्यवस्थित किया गया है। कमाण्ड एक बटन भी हो सकता है, एक मेन्यू भी हो सकता है अथवा एक बॉक्स भी हो सकता है, जहां पर कोई सूचना प्रविष्ट (Enter) करते हैं।

(5) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007) के अधिकांश प्रोग्राम्स में प्रासंगिक कमाण्ड टैब्स (Contextual Command Tabs) दिए गए हैं। कुछ निश्चित कमाण्ड्स तभी उपयुक्त होती हैं, जब किसी विशिष्ट प्रकार के ऑब्जेक्ट पर कार्य किया जा रहा होता है। उदाहरण के लिए, किसी चार्ट (Chart) पर कार्य के लिए आवश्यक कमाण्ड्स तब तक उपयोगी नहीं हो सकतीं, जब तक कि किसी चार्ट को सेलेक्ट (Select) न किया हुआ हो। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 में जैसे ही हम किसी चार्ट पर क्लिक करते हैं, तो चार्ट को सम्पादित करने के लिए आवश्यक कमाण्ड के साथ एक प्रासंगिक कमाण्ड टैब (Contextual Command Tab) स्वतः ही प्रदर्शित होता है।

(6) माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 (Microsoft Office 2007) के प्रोग्राम्स में कार्यकारी क्षेत्र (Working Area) को बढ़ाने के लिए रिबन (Ribbon) को मिनिमाइज़ (Minimize) किया जा सकता है। रिबन (Ribbon) को मिनिमाइज़ (Minimize) करने के लिए क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar) के बाद दिए गए 

 क्विक एक्सेस टूलबार (Customize Quick Access Toolbar) पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाली ड्रॉप डाउन लिस्ट (Drop Down List) के अन्तिम ऑप्शन Minimize the Ribbon का प्रयोग किया जाता है।

 (7) यदि रिबन (Ribbon) को मिनिमाइज़ (Minimize) किया हुआ है, और उसका प्रयोग करना है, तो उस टैब पर क्लिक करते हैं, जिसका प्रयोग करना है। क्लिक करते ही रिबन (Rihbon) पुनः प्रदर्शित होने लगता है।

(8) रिबन (Ribbon) पर स्थित किसी भी टैब (Tab) पर डबल क्लिक करके भी रिबन (Ribbon) को मिनिमाइज़ (Minimize) किया जा सकता है।